Fallstudien
Fallstudie I
Wellness & Spa Hotel, 170 Betten
Projektzeitraum:
2005/2006
Die Anforderung an die Controlling Service GmbH:
Pre Opening Coaching – Aufbau eines Controllingsystems nach Uniform System of Accounts for the Lodging Industry
Die Controlling Service Leistung: Operative Umsetzung:
Bereits in der Voreröffnungszeit wurden für diesen Betrieb die Weichen für ein optimales laufendes Controlling gestellt. Wir unterstützten bei der Auswahl eines passenden Front-Office-Systems und einer entsprechenden Software zur Verwaltung von Terminen und Umsätzen im Spa. Die Parametrisierung dieser Systeme in Zusammenarbeit mit der Controlling Service GmbH. und den Software-Firmen war ein logischer Schritt. Es wurde auch eine Controlling Software installiert, deren Schulung im Rahmen eines moderierten Budget-Workshops für das laufende Wirtschaftsjahr erledigt wurde. „Learning by Doing“ – ein Motto der Controlling Service GmbH.
In ständiger Zusammenarbeit mit dem Financial Controller des Wellnesshotels und den verantwortlichen Abteilungsleitern wurden Profit- und Cost-Center festgelegt, Ziele in allen Abteilungen gesetzt und diese laufend überprüft. Binnen kurzer Zeit war es dem hausinternen Controller möglich, diese Arbeiten alleine weiterzuführen. Der Betrieb zeigt sehr positive Betriebsergebnisse, nicht zuletzt deshalb, weil durch ein professionelles Controlling dem Management ein Steuern und Lenken ermöglicht wird.
Fallstudie II
Stadt- bzw. Businesshotel mit A la Carte-Restaurant, 80 Betten
Projektzeitraum:
Seit 2002 laufende Betreuung
Die Anforderung:
Neben der laufenden Controlling-Betreuung wurde aufgrund eines geplanten Komplett-Umbaus eine Feasibility bzw. Machbarkeitsstudie benötigt. Diese diente im Anschluss auch zur Vorlage bei Banken und Förderstellen.
Die Controlling Service Leistung: Partnerschaftliches Vorgehen:
Für die Machbarkeitsstudie des Hotelprojekts waren optimale Voraussetzungen gegeben: Schon vor der Erstellung der Feasibility-Daten war Manuela Wiesinger-Grabmer mehrere Jahre als beratende Controllerin tätig. Das Vertrauen der Hotelleitung war gegeben, auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater des Betriebes war von gegenseitiger Wertschätzung geprägt. Durch die Begleitung vorangegangener Projekte sowie die Umstellung der Finanzbuchhaltung auf STAHR und die Transparenz der vorliegenden Zahlen war die Machbarkeitsstudie in diesem Hotel schnell erledigt. Nach Aufbereitung der detaillierten Investitionskosten wurden in der Studie drei Varianten der Investition dargestellt. Ein realistisches, ein optimistisches und ein pessimistisches Szenario. Weiters wurden die Möglichkeiten eines Komplettumbaus, wie die Möglichkeit eines Umbaus in drei Stufen durchdacht und dargestellt. Standortanalysen, Potenzialanalysen und Konzeptoptimierung rundeten die Feasibility-Studie ab. Die wirtschaftliche Vorschaurechnung und ein Finanzplan auf 10 Jahre berechnet, gaben den Inhabern des Hotels Gewissheit für das Investment. Mittlerweile erstrahlt der Betrieb in neuem Glanz, die Gäste sind begeistert und die Betriebsergebnisse sind äußerst zufriedenstellend.
Fallstudie III
Eine Gruppe von 4 Gesundheitshotels, jeweils rund 140 Betten
Projektzeitraum:
Seit 2007 laufende Betreuung
Die Anforderung:
Budgetierung und Aufbau eines individuell auf die Gruppe abgestimmten Controllingsystems, Konsolidierung des Berichtswesens.
Die Controlling Service Leistung: Klare und nachvollziehbare Zielvorgaben
In von uns moderierten Budget-Workshops wurden das erste Mal in allen Betrieben in Zusammenarbeit mit den ergebnisverantwortlichen Abteilungsleitern detaillierte Budgets auf Monatsbasis erstellt. Profit- und Cost-Center wurden, ganz individuell und doch wieder mit einem Auge auf ein konsolidiertes Berichtswesen, diskutiert und festgelegt. Der Detaillierungsgrad in Planung und Ist-Werten wurde abgestimmt und die eingesetzte Controlling-Software wurde entsprechend aufgesetzt. Nach der Planung galt es, die Finanzbuchhaltung dementsprechend zu evaluieren, um einen reibungslosen monatlichen Soll-Ist-Vergleich zu garantieren. Administrative Abläufe in den einzelnen Häusern wurden festgelegt und standardisiert. So wurde es dem Management der Gruppe möglich, auf Knopfdruck schnell und unkompliziert ein monatliches Berichtswesen liefern zu können. Dieses Reporting beinhaltet P&L (Profit & Loss Statement), Cash Fow, Forecast, wie Kennzahlen aus der Branche – jeweils im Soll-Ist-Vergleich, als auch in einer Jahresübersicht.
Fallstudie IV
Seminarhotel, 100 Betten - Pachtbetrieb
Projektzeitraum:
Seit 1998 laufende Betreuung
Die Anforderung:
Die hausinterne Buchhaltung sollte um ein outgesourctes Hotel-Controlling ergänzt werden. Der Chef des Hauses sollte mit dem nötigen Werkzeug ausgerüstet werden, Buchhaltung und Controlling in weiteren Strecken eigenverantwortlich zu erledigen.
Die Controlling Service Leistung: Kontinuität
Nach der Übernahme des Pachtbetriebes vor einigen Jahren fiel die Entscheidung, die Buchhaltung im Haus zu machen. Der Pächter ist sehr zahlenorientiert und so hat sich beinahe angeboten, dass der Chef zum obersten Buchhalter wird. Es wurde eine Buchhaltungs-Software installiert, welche speziell für die Hotellerie entwickelt wurde und Auswertungen nach Uniform System of Accounts bereits aus der Finanzbuchhaltung ermöglicht. Der Unternehmer wurde von uns auf dem System wie auch in Sachen Buchhaltung geschult. Seit Jahren erledigt er nun erfolgreich seine Buchhaltungsaufgaben, sehr zu der Zufriedenheit seines Steuerberaters, welcher natürlich weiterhin für den Jahresabschluss verantwortlich zeichnet. Die monatliche „Fein-Arbeit“ im Controlling erledigt seit Jahren die Controlling Service GmbH. Wir erstellen monatliche F&B-Berichte, Soll-Ist-Vergleiche, liefern Benchmarks aus der Branche, errechnen Kennzahlen und berichten, aufgrund einer vorangegangenen größeren Investition von Seiten des Pächters quartalsmäßig auch an Bank und Eigentümer. Die Kommunikation erfolgt problemlos per E-Mail und Telefon. Quartalsmäßige „Controlling-Tage“ vor Ort garantieren, immer „am Ball“ zu bleiben.
